آرشیو اسناد و مدارک
هدف اصلی نرم افزار آرشیو ایجاد سیستمی خودکار با قابلیت نگهداری اسناد و مدارک سازمان می باشد .
این نرم افزار علاوه بر نگهداری اطلاعات امکان جستجو و بازیابی اسناد و
مدارک را به ساده ترین شکل ممکن و کوتاهترین زملن فراهم می آورد ازجمله
مهمترین اهداف دیگر این نرم افزار به موراد زیر می توان اشاره نمود:
- افزایش کارایی سازمان در مدیریت و دسترسی به اطلاعات مورد نیاز
- کاهش هزینه های نگهداری، بایگانی و مدیریت اطلاعات
- رد و بدل سریع، مطمئن و آسان اطلاعات الکترونیکی، اسناد و مدارک در سطوح مختلف
- کاهش نیاز به انتقال فیزیکی اسناد و مدارک
- بهبود عملکرد نظارتی مدیریت
- بهبود ایمنی و امنیت اسناد و مدارک سازمان
مزایای نرم افزار نسبت به سایر نرم افزارهای مشابه
- دینامیک بودن کامل نرم افزار
- کاربری آسان نرم افزار
- استفاده از بانک اطلاعات مرکزی و پروتکل استاندارد نقل و انتقال اطلاعات میان تمامی سیستم ها
- قابلیت نگهداری حجم بالای اطلاعات در سازمان های بزرگ
- سادگی ورود و بازیابی اطلاعات
- استفاده از ابزار های قدرتمند و استاندارد در پیاده سازی نرم افزار
- سرعت و دقت بالا در مدیریت و بازیابی اطلاعات
- پشتیبانی انواع اسناد و مدارک سازمانی
- قابلیت ارتباط با نرم افزار word
- دسترسی سریع و آسان به اطلاعات وارد شده
- قابلیت نگهداری اسناد به طور متمرکز، نیمه متمرکز و غیر متمرکز
مشخصات سیستم
- امکان تعریف انواع مختلف مدارک اسناد و اطلاعات
- قابلیت پشتیبانی و نمایش انواع اطلاعات موجود از قبیل اطلاعات متنی، ابر متنی، گرافیکی، صوتی و تصویری
- امکان گروه بندی اطلاعات و فیلدهای اطلاعاتی
- قابلیت تعریف اطلاعات بدون محدودیت از لحاظ حجم و تعداد
- امکان تعریف ضمائم برای تمامی مدارک
- ویرایش مدارک متنی بدون نیاز به نرم افزارهای جانبی از قبیل word
- قابلیت کار با انواع اطلاعات ذخیره شده بدون نیاز به نرم افزار های جانبی
- سیستم تعریف دینامیکی مشخصات و نمایه های سند
- سیستم پیشرفته طراحی گزارش با قابلیت فیلتر گذاری دینامیک و انتخاب فیلدها و ذخیره گزارش ها
- قابلیت تکمیل اتوماتیک اسناد متنی مبتنی بر word
- سیستم جستجوی پیشرفته متنی
- سیستم داخلی Indexing به منظور افزایش سرعت جستجو در حجم بالای اطلاعات
- امکان تعریف سطوح مختلف امنیتی برای کاربران مختلف سیستم
- تهیه کپی پشتیبان به صورت خودکار، نیمه خودکار و دستی
- قابلیت اتصال به انواع Scanner و دوربین های دیجیتال برای تصویربرداری از اسناد و پیوست های آن ها
- قابلیت ارسال و ذخیره اطلاعات و گزارش ها با فرمت Pdf جهت انتشاراطلاعات
- رابط کاربر چند مرحله ای wizard به منظور سادگی در گزارش
- امکان گزارش گیری از یک سند هم نوع و چندین سند از انواع مختلف
- قابلیت گزارش گیری دینامیک جهت دریافت تمامی اطلاعات مورد نیاز
- ایجاد گزارش های مختلف مورد نیاز توسط کاربر
- ذخیره قابلیت های گزارش جهت استفاده های آتی
- امکان تعریف گزارش های پارامتریک
- انتخاب نمایه های خروجی اسناد و مدارک به منظور نمایش در گزارش
- قابلیت استفاده از جستجوی ترکیبی در محدود کردن اطلاعات خروجی
- قابلیت ارسال (Export) و ذخیره گزارش ها به فرمت pdf جهت ارسال از طریق شبکه e-mail و ....
مشخصات فنی
- سیستم گزارش گیری :Crystal Reports 9.2
- سیستم مدیریت پایگاه داده ها SQL Server 2000:
- پشتیبانی از استاندارد Unicod جهت نمایش صحیح و نقل و انتقال اطلاعات فارسی
- امکان کارکرد به صورت تک کاربره و تحت شبکه
- امکان دسترسی به چندین سرویس دهنده مختلف در نقاط مختلف تخصصی به هر دسته از اطلاعات